Politique de protection des données

 

Politique de protection des données

Dans le cadre de leurs activités, les associés du cabinet ADDAX Avocats (ci-après « ADDAX Avocats » ou « le Cabinet ») collectent et traitent les données personnelles de leurs clients, prospects, partenaires, collaborateurs, salariés et candidats au recrutement (ci-après les « Personnes concernées »).

La présente politique (ci-après la « Politique ») a pour objet d’exposer les modalités et conditions de traitements des données personnelles des Personnes concernées.

Les Personnes concernées sont invitées à lire attentivement cette Politique pour comprendre leurs droits en matière de données personnelles.

 

I. PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

ADDAX Avocats respecte les textes et principes applicables en matière de protection des données personnelles, ce qui signifie que les données personnelles des Personnes concernées seront :

  • traitées de manière licite, loyale et transparente ;
  • collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne seront pas utilisées d’une manière incompatible avec ces finalités ;
  • pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
  • exactes et tenues à jour ;
  • conservées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités que nous vous avons indiquées ;
  • conservées de manière sécurisée.

Pour s’assurer que le Cabinet dispose d’informations à jour, les Personnes concernées peuvent faire part de tout changement de leurs coordonnées ou de toute autre donnée, en contactant ADDAX Avocats aux coordonnées suivantes : tél. : 09.72.60.73.11 – fax. : 09.72.60.73.15 – email : info@addax-avocats.com.

 

II. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

ADDAX Avocats est une Association d’Avocats à Responsabilité Professionnelle Individuelle (AARPI), sise 39 rue du Maréchal Foch, 67000 Strasbourg – n° SIREN 818 494 676 – tél. : 09.72.60.73.11 – fax. : 09.72.60.73.15 – email : info@addax-avocats.com.

Chacun de ses associés, respectivement Me Michel MALL et Me Cécile MARCHAL, est responsable du traitement des données personnelles dont il détermine les moyens et les finalités.

 

III. LES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

ADDAX Avocats est susceptible de collecter et de traiter des données personnelles dans le cadre de la mise en œuvre de ses services, lorsque les Personnes concernées contactent ses associés ou leur demandent des informations. La majorité des données personnelles collectées sont remises volontairement par les Personnes concernées ou par les tiers autorisés. Ces données personnelles concernent principalement :

Données d’identification et de contact Civilité, Nom, Prénom Pays, Date de naissance, Adresse e-mail, Adresse postale, Numéro de téléphone, Profession, le cas échéant copie de la carte d’identité, aux fins de preuve de l’exercice d’un droit d’accès, de rectification ou d’opposition ou pour répondre à une obligation légale …
Informations d’ordre économique et financier aux fins de paiement Coordonnées bancaires
Informations sensibles Condamnations pénales, Informations relatives aux infractions
Données de connexion Adresse IP

Plus généralement, le Cabinet collecte toute donnée personnelle qui lui a été transmise dans le cadre de l’exécution de ses services.

 

IV. FINALITÉS DES DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

Le Cabinet, respectivement ses associés, traite les données nécessaires pour poursuivre les finalités suivantes :

1. Pour la gestion de la relation client au quotidien et la mise en œuvre de ses services :

  • gestion des dossiers clients (contacts clients, étude de cas, consultations, assistance, défense des droits et conseil, négociations …) ;
  • facturation, gestion des comptes client et des impayés;
  • gestion des candidatures au recrutement (contact candidat, évaluation de la candidature, …);

2. Pour l’exécution de ses missions, ADDAX Avocats peut être amené, de façon marginale, à traiter des données sensibles et des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions aux fins d’assistance, de conseil et de représentation du client.

Conformément à la règlementation applicable, ces traitements sont nécessaires à l’exercice et la défense des droits des clients et pour les stricts besoins de l’exercice des missions de conseil, représentation et/ou assistance confiées à ADDAX Avocats.

3. Pour satisfaire aux obligations légales et règlementaires du Cabinet et de ses membres.

4. Pour traiter les demandes envoyées par le formulaire de contact présent sur le site www.addax-avocats.com, dans la rubrique « contact ».

5. Pour les besoins de la gestion du recrutement des candidats aux postes de collaborateurs, stagiaires ou secrétaires (contact candidat, évaluation de la candidature, …).

6. Pour la gestion et les réponses aux demandes d’exercice des droits au titre du traitement des données personnelles.

Les traitements de données personnelles sont réalisés conformément aux bases légales suivantes :

  • pour l’exécution des services et des missions souscrites auprès du Cabinet,
  • pour que le Cabinet puisse satisfaire à ses obligations légales et réglementaires, par exemple pour vérifier l’identité de nouveaux clients et identifier d’éventuels conflits d’intérêts,
  • pour poursuivre les intérêts légitimes du Cabinet, dans le respect des droits des Personnes concernées, par exemple lorsque les données sont utilisées pour proposer aux clients des services complémentaires à ceux qu’ils ont souscrits,
  • concernant les données personnelles relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté, pour les stricts besoins de l’exercice des missions qui sont confiées aux avocats par la loi en leur qualité d’auxiliaire de justice.

Pour toute question ou demande d’information complémentaire concernant la base légale d’un traitement de données personnelles, les Personnes concernées peuvent contacter le Cabinet aux coordonnées suivantes : tél. : 09.72.60.73.11 – fax. : 09.72.60.73.15 – email : info@addax-avocats.com.

 

V. CONSERVATION DES DONNÉES

Les données personnelles traitées par le Cabinet, respectivement ses associés, sont conservées pendant la durée strictement nécessaire pour réaliser la finalité pour laquelle elles sont collectées.

S’agissant en particulier des données nécessaires à la réalisation des services proposés par le Cabinet, elles sont conservées durant la relation contractuelle entre le Cabinet et le client. À compter de la fin de la mission, les données sont archivées de manière sécurisée pendant cinq années, avant d’être supprimées ou anonymisées.

Concernant les données personnelles des candidats au recrutement, celles-ci sont conservées par ADDAX Avocats pendant deux années après le dernier contact entre le Cabinet et le candidat, sauf si ce dernier demande la destruction de son dossier, puis supprimées.

 

VI. DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles des Personnes concernées sont partagées avec les avocats et les personnes travaillant pour le Cabinet, qui sont tenus à une stricte obligation de confidentialité.

Les données personnelles peuvent également être transmises, dans la mesure de ce qui est nécessaire, à (i) toute personne tierce intervenant pour les besoins des missions qui sont confiées au Cabinet (avocats, huissiers, notaires, experts, traducteurs …), (ii) les prestataires de services du Cabinet, notamment informatiques par exemple pour la réalisation d’audits, et (iii) aux institutions juridictionnelles et autorités.

Si nécessaire, ces données seront partagées avec les autorités compétentes et les juridictions, notamment pour que le Cabinet puisse remplir ses obligations légales et règlementaires.

S’agissant des candidats au recrutement, leurs données personnelles sont transmises aux seules personnes intervenant dans le processus de recrutement (associés d’ADDAX Avocats et personnel administratif).

 

VII. SÉCURITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES

ADDAX Avocats met en œuvre les mesures organisationnelles, techniques et logicielles appropriées en matière de sécurité physique et informatique pour protéger les données personnelles contre toute perte, accès non autorisé, divulgation ou altération.

Toutes les données personnelles traitées sont stockées sur des serveurs sécurisés.

Les fichiers papiers contenant les données personnelles seront conservés dans des locaux sécurisés et supprimés ou anonymisés à la fin de la durée de conservation appropriée.

En cas de recours à des sous-traitants, le Cabinet s’assurera qu’ils sont soumis à une obligation de confidentialité et qu’ils respectent les engagements du Cabinet en termes de sécurité et d’accès aux données.

 

VIII. DROITS DES CLIENTS ET DES CANDIDATS (ci-après les Personnes Concernées)

DROIT D’ACCÈS : les Personnes concernées ont le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que leurs données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données, ainsi que les informations relatives aux finalités du traitement. ADDAX Avocats se réserve le droit de ne pas donner suite aux demandes manifestement infondées, excessives ou répétées.

DROIT DE RECTIFICATION : les Personnes concernées ont le droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification de leurs données personnelles qu’elles jugent inexactes.

DROIT À L’EFFACEMENT : les Personnes concernées ont le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement de leurs données personnelles, dans les conditions prévues à l’article 17 du RGPD,

DROIT À LA PORTABILITÉ : les Personnes concernées ont le droit de recevoir les données personnelles les concernant qu’elles ont fournies au Cabinet, respectivement à ses associés, ou d’en demander la communication à un autre responsable de traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Le droit à la portabilité s’exerce lorsque les données font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat.

DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT : les Personnes concernées peuvent obtenir du Cabinet la limitation du traitement de leurs données personnelles dans les conditions de l’article 18 du RPGD,

DROIT DE RETIRER LE CONSENTEMENT : les Personnes concernées ayant consenti au traitement de leurs données ont le droit de retirer leur consentement à tout moment. Le retrait de ce consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement des données fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

DROIT D’OPPOSITION : les Personnes concernées ont le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de leurs données personnelles, lorsque celui-ci est fondé sur l’intérêt légitime (article 21 du RGPD),

DROIT D’ORGANISER LE SORT DE SES DONNÉES PERSONNELLES EN CAS DE DÉCÈS : les Personnes concernées peuvent définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de leurs données à caractère personnel après leur décès (loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, art. 40, II),

Les Personnes concernées peuvent exercer, sans frais, tous les droits précités auprès d’ADDAX Avocats aux coordonnées suivantes : tél. : 09.72.60.73.11 – fax. : 09.72.60.73.15 – email : info@addax-avocats.com. Elles peuvent également obtenir des informations complémentaires sur la protection de leurs données personnelles en consultant directement le site de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) à l’adresse https://www.cnil.fr.

DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS D’UNE AUTORITÉ DE CONTRÔLE : sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, les Personnes concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (ci-après CNIL) si elles considèrent que le traitement de données personnelles les concernant constitue une violation de la règlementation applicable aux données à caractère personnel (article 77 du RGPD).
Cette réclamation peut être adressée à la CNIL, dont le site internet est accessible à l’adresse suivante http://www.cnil.fr et le siège est situé 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris.

 

IX. TRANSFERTS HORS UNION EUROPÉENNE

Les données collectées relatives aux dossiers traités par le Cabinet sont conservées sur les serveurs de la société Dropbox International Unlimited Company aux États-Unis.

Dropbox respecte l’accord Privacy Shield établi entre les États-Unis et l’Union européenne. Cet accord concerne la collecte, l’utilisation et la conservation des données personnelles transférées aux États-Unis à partir de l’Union européenne et assure un niveau de protection adéquat à ces données.

La certification Privacy Shield de Dropbox est disponible à l’adresse suivante : www.privacyshield.gov/list.

Pour en savoir plus sur le Privacy Shield : https://www.cnil.fr/fr/le-privacy-shield.

 

X. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

ADDAX Avocats se réserve le droit d’apporter toute modification à la présente Politique, dont la dernière version à jour sera toujours publiée sur son site internet accessible à l’adresse suivante : https://www.addax-avocats.com.

Les Personnes concernées sont invitées à la consulter régulièrement pour prendre connaissance des modifications que le Cabinet pourrait y apporter.